Privacybeleid
Laatst gewijzigd op: 21 oktober 2018
Scouting Dirk Duyvel verwerkt persoonsgegevens. We willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren in het privacybeleid.
Privacystatement Scouting Nederland
In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Dirk Duyvel via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.
Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via een papieren inschrijfformulier. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt het papieren formulier vernietigd. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.
Gezondheidsformulier
Scouting Dirk Duyvel hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor de reguliere opkomsten, weekenden en het zomerkamp wordt gebruikgemaakt van een papieren gezondheidsformulier.
Op het gezondheidsformulier wordt gevraagd om de informatie die relevant kan zijn voor de gezondheid tijdens de activiteiten. Wij wijzen ouder(s)/verzorger(s) op het belang van het verstrekken van relevante informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder(s)/verzorger(s).
Het gezondheidsformulier wordt aan het begin van het seizoen ingevuld en ingeleverd door de ouder(s)/verzorger(s). De gezondheidsformulieren worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De gezondheidsformulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de speltak. Het gezondheidsformulier wordt na uiterlijk 13 maanden vernietigd, of eerder wanneer een nieuw gezondheidsformulier wordt ingeleverd. Dit kan bijvoorbeeld zijn wanneer informatie is veranderd of niet meer relevant is. Bij uitschrijving wordt het gezondheidsformulier direct vernietigd.
Financiële gegevens
De penningmeester van Scouting Dirk Duyvel heeft inzicht in de financiële gegevens. Omdat wij werken via eigen (automatische) overboeking, worden alleen de noodzakelijke gegevens verwerkt. Wanneer op andere wijze betaald wordt, zoals via de AlkmaarPas, dan heeft de penningmeester ook inzicht in de noodzakelijke gegevens van die betaalmethode.
Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de (bege)leiding ouders/verzorgers van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden bij wijzigingen vernieuwd, zodat alleen gegevens van huidige leden op de contactlijst staan.
Cookies
Onze website maakt gebruik van functionele cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van onze website wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.
Google Analytics
Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten.
De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de Privacy Shield principles en is aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.
De bewaarperiode van de gegevens verzamelt met Google Analytics is 14 maanden.
Beeldmateriaal
Scouting Dirk Duyvel maakt beeldmateriaal tijdens opkomsten, weekenden, zomerkampen en tijdens bijzondere activiteiten ten behoeve van promotie van Scouting Dirk Duyvel en tevens als herinnering voor de (jeugd)leden. Op het inschrijfformulier wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken, gebruiken en/of publiceren van beeldmateriaal van het (jeugd)lid. Het geven en intrekken van een toestemming of het bezwaar maken op reeds gepubliceerd beeldmateriaal kan gedaan worden via privacy@dirkduyvel.nl.
Scouting Dirk Duyvel is niet verantwoordelijk voor het beeldmateriaal dat gemaakt, gebruikt en/of gepubliceerd wordt door derden (bijv. de krant).
Communicatie
Het privacybeleid van Scouting Dirk Duyvel is terug te vinden via www.dirkduyvel.nl/privacy. Alle vragen hierover kunnen gesteld worden aan onze functionaris voor de gegevensbescherming via privacy@dirkduyvel.nl.
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ door de functionaris voor de gegevensbescherming gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Dirk Duyvel binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden bij de functionaris voor de gegevensbescherming via privacy@dirkduyvel.nl. Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.